Phòng ban nào trong công ty sẽ giảm in ấn khi số hóa — và in ấn sẽ thay đổi như thế nào?

Phòng ban đi đầu trong giảm in ấn

📌 IT và các nhóm làm việc số

Với hệ thống dữ liệu điện tử, cơ sở dữ liệu và quy trình trao đổi trực tuyến, các phòng ban như Công nghệ Thông tin (IT) ít phải in tài liệu truyền thống. Tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn, báo cáo đều được lưu trữ và chia sẻ trên nền tảng số.

📌 Phòng Marketing & Kinh doanh (Kinh doanh – Truyền thông số)

Marketing — đặc biệt là những nhóm làm việc với nội dung số — chuyển hết thông tin cho khách hàng qua email, file PDF và các hệ thống chia sẻ trực tuyến. Báo cáo chiến dịch, nội dung truyền thông gần như “số hóa hoàn toàn”, giảm nhu cầu in tài liệu trình bày hay báo cáo giấy.

👉 Trên thực tế toàn cầu, khoảng 60% tài liệu in trong công ty có thể loại bỏ thông qua số hóa, giúp tiết kiệm chi phí giấy và in ấn đáng kể.

Phòng ban vẫn dùng in ấn, dù số hóa rất cao

📊 📑 Kế toán – Tài chính

Dù nhiều tài liệu kế toán được số hóa, bộ phận kế toán vẫn in ấn đáng kể để đáp ứng yêu cầu lưu trữ theo quy định pháp luật, báo cáo kiểm toán, chứng từ tài chính và hóa đơn giấy. Trong nhiều ngành nghề, việc in tài liệu này vẫn là một phần bắt buộc trong quy trình kế toán.

🧑‍💼 Nhân sự – Pháp lý & Hồ sơ nhân sự

Hợp đồng lao động, thỏa thuận, giấy tờ nhân sự còn yêu cầu chữ ký tay hoặc bản in có giá trị pháp lý rõ ràng. Phòng nhân sự thường phải lưu trữ bản giấy trong thời gian dài, dù có sử dụng hệ thống quản lý điện tử.

👉 Thực tế chuyển đổi số ở nhiều tổ chức lớn tại Việt Nam cho thấy, việc áp dụng “văn phòng điện tử” và quản lý tài liệu số giúp giảm mạnh chi phí giấy in, nhưng vẫn cần một lượng giấy nhất định cho các tài liệu pháp lý và lưu trữ.

Xu hướng văn phòng không giấy — Có thực sự xóa bỏ in ấn?

Thuật ngữ văn phòng không giấy (paperless office) đang ngày càng phổ biến. Các doanh nghiệp ứng dụng eOffice, chữ ký số, lưu trữ đám mây… để giảm đến >80% việc in ấn giấy tờ quản trị.

✅ Ví dụ thực tế: Một số tổ chức chuyển sang họp không giấy, gửi tài liệu họp qua thiết bị điện tử cho đại biểu, giảm được lượng giấy tiêu thụ từ nhiều ram/tháng xuống gần 0.

Tuy nhiên, hoàn toàn loại bỏ in ấn là điều khó xảy ra trong môi trường doanh nghiệp có cấu trúc pháp lý và yêu cầu lưu trữ chính thức, đặc biệt cho kế toán, nhân sự, hồ sơ pháp lý.

In ấn sẽ thay đổi, không biến mất

🎯 5 thay đổi chính của in ấn trong tương lai:

1. Ít nhưng chất lượng – in những gì thật sự cần thiết, giảm trùng lặp.

2. In thông minh – in theo yêu cầu (print on demand), in hai mặt…

3. Kết nối với số hóa – tài liệu số gắn mã vạch, QR để truy vết.

4. Chỉ in tài liệu pháp lý – các bản có giá trị pháp lý, chứng từ hợp pháp.

5. Tối ưu chi phí – doanh nghiệp sử dụng máy in và mực in hiệu quả hơn, giảm lãng phí.

💡 Nói cách khác: In ấn không biến mất — mà trở nên chọn lọc hơn và hiệu quả hơn trong môi trường văn phòng hiện đại.

Cách các doanh nghiệp tại Việt Nam triển khai số hóa và giảm in ấn

Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp lớn đang triển khai văn phòng số (digital office) để:

• xử lý văn bản qua chữ ký số thay vì bản giấy

• họp trực tuyến thay vì in tài liệu họp

• lưu trữ hồ sơ trên nền tảng số

Điều này giúp tiết kiệm chi phí vận hành như giấy, mực in, thời gian đi lại giao nộp tài liệu, và tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn.

In ấn trong doanh nghiệp tương lai

Trong tương lai gần:

• Marketing, IT, Kinh doanh sẽ ít in hơn

• Kế toán, Nhân sự vẫn cần in ở mức độ nhất định

• Mô hình “văn phòng số” sẽ tiếp tục phát triển

• In ấn sẽ giảm về khối lượng, nhưng nhấn mạnh chất lượng & tính pháp lý

📌 In ấn không biến mất — nó tiến hóa cùng số hóa. Vì vậy, doanh nghiệp có thể đầu tư vào giải pháp in ấn hiệu quả, tiết kiệm chi phí, phục vụ đúng nhu cầu từng bộ phận.