Máy Fax là gì?
Máy Fax (Facsimile Machine) là thiết bị có khả năng quét, truyền và in lại hình ảnh của một tài liệu thông qua đường dây điện thoại. Thay vì gửi bản giấy thật, máy Fax sẽ quét từng dòng trên tài liệu, chuyển thành tín hiệu điện và truyền qua mạng điện thoại cố định. Chiếc máy Fax ở đầu bên kia sẽ nhận tín hiệu và in lại thành một bản sao gần giống bản gốc.
Nếu so sánh với công nghệ ngày nay, Fax chính là "scan và gửi PDF" của thời kỳ chưa có Internet phổ biến.
Vì sao máy Fax từng rất quan trọng?
Những năm cuối thập niên 1990 và đầu những năm 2000 là giai đoạn doanh nghiệp Việt Nam phát triển mạnh, trong khi Internet vẫn còn khá mới mẻ.
Khi cần gửi một hợp đồng từ TP. Hồ Chí Minh ra Hà Nội, doanh nghiệp chỉ có vài lựa chọn:
- Gửi qua bưu điện, mất vài ngày.
- Chuyển phát nhanh, chi phí cao và vẫn phải chờ.
- Hoặc sử dụng máy Fax để gửi ngay trong vài phút.
Chính vì vậy, Fax trở thành công cụ giúp các doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách địa lý, xử lý đơn hàng nhanh hơn và xác nhận giao dịch gần như tức thời.
Không ít công ty thời đó xem việc sở hữu máy Fax là dấu hiệu của một văn phòng hiện đại.
Máy Fax hoạt động như thế nào?
Điều thú vị là máy Fax không hề "gửi" tờ giấy.
Quá trình truyền tài liệu diễn ra theo các bước:
- Người dùng đặt tài liệu vào máy Fax.
- Máy quét từng dòng rất nhỏ trên trang giấy.
- Hình ảnh được chuyển thành tín hiệu điện.
- Tín hiệu được truyền qua đường dây điện thoại.
- Máy Fax ở đầu nhận giải mã dữ liệu.
- Tài liệu được in lại gần giống bản gốc.
Ngày nay, quy trình này nghe khá quen thuộc vì chúng ta thường xuyên scan tài liệu rồi gửi email. Tuy nhiên, Fax đã thực hiện điều đó từ rất lâu trước khi Internet trở thành tiêu chuẩn trong công việc.
Một thời văn phòng nào cũng có máy Fax
Nếu từng bước vào các văn phòng Việt Nam khoảng hai mươi năm trước, bạn sẽ dễ dàng bắt gặp một chiếc máy Fax đặt cạnh điện thoại bàn.
Danh thiếp doanh nghiệp thường in hai số liên tiếp:
Tel: 08.xxx...
Fax: 08.xxx...
Nhiều khách hàng khi cần gửi hợp đồng sẽ gọi điện trước để thông báo:
"Anh chị chuẩn bị nhận Fax nhé!"
Sau đó, cả hai bên cùng chờ chiếc máy bắt đầu kết nối qua đường dây điện thoại.
Tiếng "rẹt...rẹt...tít...rẹt..." vang lên, từng dòng chữ từ từ hiện ra trên giấy. Chỉ vài phút sau, bản hợp đồng đã nằm trên bàn làm việc của đối tác cách đó hàng trăm kilomet. Đối với thời điểm ấy, đó thực sự là một bước tiến lớn của công nghệ.
Vì sao giấy Fax thường bị phai màu?
Một điều mà nhiều người vẫn còn nhớ là những bản Fax cũ thường rất khó đọc sau vài năm.
Nguyên nhân là nhiều máy Fax đời đầu sử dụng giấy nhiệt dạng cuộn. Loại giấy này không dùng mực mà tạo hình ảnh bằng nhiệt. Theo thời gian, lớp phủ trên giấy bị xuống cấp khiến chữ dần mờ đi, đặc biệt nếu tiếp xúc với ánh sáng hoặc nhiệt độ cao.
Đó là lý do nhiều hợp đồng Fax từ những năm 1990 nay gần như chỉ còn là những tờ giấy trắng nhạt.
Vì sao máy Fax không còn phổ biến?
Máy Fax không biến mất vì hoạt động kém. Nó chỉ đơn giản bị thay thế bởi những công nghệ hiệu quả hơn.
Sự phát triển của Internet mang đến nhiều giải pháp mới:
- Email giúp gửi tài liệu trong vài giây.
- Máy scan tạo ra file PDF chất lượng cao.
- Lưu trữ đám mây giúp chia sẻ tài liệu mọi lúc.
- Chữ ký số cho phép ký hợp đồng trực tuyến.
- Các ứng dụng như Zalo, Microsoft Teams hay Google Drive giúp doanh nghiệp trao đổi tài liệu dễ dàng hơn bao giờ hết.
Những công việc từng cần một chiếc máy Fax giờ đây chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh.
Máy Fax còn được sử dụng không?
Mặc dù không còn phổ biến tại Việt Nam, máy Fax vẫn xuất hiện trong một số lĩnh vực đặc thù hoặc những tổ chức đang sử dụng hệ thống cũ. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng email, máy in đa chức năng, chữ ký số và các nền tảng quản lý tài liệu điện tử.
Điều đó giúp giảm chi phí vận hành, lưu trữ dễ dàng hơn và tăng tốc độ xử lý công việc.
Từ Fax đến máy in đa chức năng – Hành trình của công nghệ văn phòng
Ngày nay, nhiều máy in laser và máy in phun đa chức năng vẫn tích hợp tính năng Fax, dù phần lớn người dùng chỉ sử dụng các chức năng in, scan và photocopy. Điều này cho thấy Fax từng đóng vai trò quan trọng đến mức các nhà sản xuất vẫn giữ lại tính năng này trong nhiều năm, ngay cả khi nhu cầu sử dụng đã giảm đáng kể.
Có thể nói, Fax chính là một trong những viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho quy trình số hóa tài liệu mà chúng ta đang sử dụng mỗi ngày.
Chiếc máy Fax từng là biểu tượng của một thời kỳ mà việc truyền một bản hợp đồng qua đường dây điện thoại đã được xem là điều kỳ diệu. Ngày nay, chỉ với vài cú nhấp chuột, chúng ta có thể gửi tài liệu đến bất kỳ đâu trên thế giới trong chưa đầy một giây. Công nghệ đã thay đổi rất nhiều, nhưng Fax vẫn là một phần đáng nhớ trong lịch sử phát triển của văn phòng hiện đại. Nếu bạn từng nghe tiếng máy Fax chạy giữa một buổi sáng nơi công sở, có lẽ bạn sẽ hiểu rằng đó không chỉ là âm thanh của một chiếc máy. Đó là âm thanh của một thời kỳ mà mỗi trang giấy được gửi đi đều mang theo sự mong chờ, tin tưởng và kết nối giữa những con người ở cách nhau hàng trăm kilomet.
.jpg)
